El Hospital Reina Sofía digitaliza el 100% de documentos y pruebas diagnósticas

La Unidad de Calidad y Documentación Clínica ha logrado digitalizar el 100% de los documentos y pruebas diagnósticas que se genera diariamente en el Hospital Reina Sofía en formato papel, y que se custodiaba en el archivo central. Gracias al esfuerzo de este equipo, en nueve meses se ha logrado cerrar el archivo y que toda la documentación esté en soporte digital. Concretamente, en este periodo se ha incluido en la historia electrónica un promedio de 97.000 hojas al mes, con un control de calidad que ha permitido la ausencia de error en el 100% de los casos. 

La mayor parte de los documentos digitalizados responde a documentos y pruebas diagnósticas. Con el salto al mundo digital, los profesionales pueden consultar desde sus puestos de trabajo información sobre exploraciones o consentimientos informados de cada paciente, unos documentos fundamentales para el correcto desarrollo de sus funciones asistenciales. 

Según destaca la responsable del servicio de Calidad y Documentación Clínica, María Antonia Álvarez de Lara, “se trata de un salto cualitativo muy importante, porque aseguramos la permanencia de todos los documentos, facilitamos la accesibilidad a los mismos, reducimos el riesgo de pérdida y agilizamos la consulta del profesional interesado”. Y esto, en todos los edificios del complejo hospitalario, ya que el proceso incluye al Hospital General, el Hospital Materno Infantil, el Provincial, Los Morales y el Centro de Especialidades Carlos Castilla del Pino.

Unidad de digitalización 

El proceso de digitalización del archivo había comenzado en 2017. Sin embargo, desde esa fecha hasta marzo del presente año solamente se había incluido el 25% de los documentos. Para agilizar este proceso, el Hospital Reina Sofía creó un equipo específico encargado de estas funciones: la Unidad de Digitación.

Según destaca María Antonia Álvarez de Lara, “el trabajo de digitalización permite que demos cumplimiento a las directrices de la ley 41/2002 de Autonomía del Paciente, que regula el contenido de la historia clínica. Para ello, ha sido necesario un cambio importante en los procedimientos de trabajo y en la formación de los profesionales que han tenido que aprender la técnica de digitalización, mucho más compleja que el archivado de documentos e historias, y adaptarse a los cambios que la introducción de la historia digital ha supuesto para ellos”. 

Para poder desarrollar este proyecto ha sido necesaria la adquisición de cuatro escáneres y la contratación de cuatro técnicos en documentación sanitaria pero, sobre todo, el diseño del proceso completo y la procedimentación de todas las actividades, siguiendo un modelo de gestión por procesos que ha realizado la Unidad de Calidad del Servicio de Calidad y Documentación Clínica.